Крупные компании ежегодно инвестируют значительные средства в новое оборудование и компьютерное программное обеспечение, не говоря уже о многочисленных консультантах, книгах о правильном ведении бизнеса и других средствах, призванных повышать производительность труда.
Однако самый эффективный способ достижения результата не в изобретении чего-то сверхъестественного. Следует просто перестать совершать ошибки, в том числе в том, как мы проводим совещания, пишет в Business Insider американский эксперт в области инновационного менеджмента Грег Сателл.
Как утверждает газета Wall Street Journal, директора предприятий обычно теряют более 30% времени на неэффективные заседания. Еще более ошеломляющие выводы сделали ученые после крупномасштабного социологического исследования, которое проводилось в течение нескольких десятилетий. Так, например, согласно опросу 40% руководителей регулярно засыпает на совещаниях. Однозначно организация более эффективных заседаний – один из лучших способ увеличения общей производительности труда.
Хорошие совещания начинаются до того, как кто-либо вошел в конференц-зал
Каждая встреча имеет повестку дня, и для того чтобы все приглашенные активно участвовали в обсуждении включенных в нее вопросов, им необходимо заранее ознакомиться с ними. Обычно повестка заседания рассылается через PowerPoint (программа для создания и проведения презентаций) вместе с дополнительными документами.
К сожалению, огромное количество времени тратится на просмотр документов в ходе совещания. Именно поэтому намного лучше, если участники еще до начала встречи ознакомятся с материалами, получат ответы на все интересующиеся вопросы и, возможно, запросят дополнительную информацию. В противном случае неподготовленным участникам в ходе заседания потребуется около часа, для того чтобы “войти в тему”. В итоге тратится драгоценное время и приходится назначать новое совещание.
Четкое понимание цели
Цель совещания всегда должна быть понятна и ясна. Необходимо составить повестку дня, куда включены все темы для обсуждения и ответственный за каждый пункт модератор. Это чрезвычайно важно для успешного и продуктивного заседания. К сожалению, согласно данным упомянутого выше исследования от 30 до 50% совещаний проводятся без всякой повестки дня, хотя 73% руководителей отмечают ее необходимость. Отсутствие повестки – обычное нарушение дисциплины, а для ее составления не требуется особой подготовки или методики. Вы делаете ее или нет.
Следить за результатом встречи
Отчет о встрече (который включает в себя список конкретных действий, сроки выполнения и ответственные лица) – другой важный элемент совещания, о котором часто забывают. Некоторые компании для его подготовки используют методику RASCI (ответственность, подотчетность, поддержка, консультация и информация).
Отчет о встрече обычно готовит самый младший по должности участник совещания (что является для него поощрением и возможностью участвовать в принятии важных решений), а одобряет документ тот, кто созывал заседание. Отчет также является хорошим подтверждением прозрачности компании.
Как правило, отчет о встрече отправляется всем его участникам в течение 24 часов после совещания. Это препятствует расхождению мнений участников по поводу намеченных целей. При проведении новых заседаний по тому же вопросу отчет может служить основой для повестки дня.
Обязанность руководителя
Структура мероприятия – другой важный элемент успешного совещания. Люди прекрасно видят, когда на заседании теряется время и ничего не решается. Хорошо продуманная структура повышает не только производительность, но и мораль в коллективе. В конце концов лишь немногие вещи имеют такое же влияние на производственный процесс, как совещание.
Обязанность руководителя - наполнить встречи смыслом. Заседания не являются платформой для демонстрации коллективу “крутых качеств” начальник. На совещании должны решаться конкретные дела. Все остальное лишь разрушает компанию.
Давайте серьезнее относиться к организации совещания. Требуйте составления повестки дня, отчета о встрече и подготовки участников. Во время совещания запрещайте пользоваться мобильными телефонами и другими электронными гаджетами и старайтесь не превышать 45-минутный хронометраж (средняя длительность человеческого внимания). Результат вас удивит.
