Владеть языком делового письма

это способность грамотно, логично, обоснованно, емко излагать письменно деловую информацию. Внутренняя информация любой организации весьма разнообразна по форме и содержанию. Она часто сопровождается деловым текстом письменных сообщений в компьютерной или иной форме. Это и разного рода тексты анализов деятельности, отчетов, докладных и объяснительных записок, заявлений, предложений по совершенствованию работы и обоснованию идей и новшеств, переписка между подразделениями предприятия и внешними адресатами и др. Овладение языком делового письма весьма важно для любого специалиста и руководителя. Этот язык - своеобразная «визитная карточка» работника, которая формирует о нем соответствующее мнение. Основные требования к тексту деловых документов: обоснованность выдвинутых положений; логичность изложения; четкость формулировок; учет знания адресатом специальных терминов и понятий; грамотность; однозначность восприятия предложений и формулировок; максимальная краткость и емкость изложения. Грамотность письма означает соблюдение не только правил орфографии и синтаксиса, но и стилистики, в частности, избегания повторения одних и тех же слов на коротких промежутках текста. Логика изложения предполагает такую последовательность текстового материала, которая диктуется взаимосвязанностью смыслового содержания, вытекающего из ранее изложенного. Нарушение последовательности (забегание вперед или изложение не там, где его логическое место) затрудняет восприятие текста. Например, служебная записка, предлагающая новшество, может начинаться с его формулировки и последующего обоснования, в том числе изложения существующего положения дел, или, наоборот, - вначале существующее положение, а затем сущность нововведения. Но в любом случае должна быть выдержана строгая логика изложения. Каждый деловой текст, составленный специалистом или руководителем, должен тщательно им редактироваться с учетом изложенных требований. Работник должен пользоваться словарями и справочниками, консультироваться у коллег: авторитет от таких консультаций не пострадает.