ДОКУМЕНТООБОРОТ

движение деловых бумаг внутри предприятия, фирмы, учреждения.

движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами.

система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения, осуществлять учет и контроль.

движение документов в учетном процессе с момента их составления до сдачи в архив. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия, передаются в бухгалтерию, где они проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах. После записей документы перекладывают в папки и используют для различных справок, проверок и документальных ревизий. Документы, имеющие научно-историческую ценность, по истечении сроков сдаются в местный архив, другие уничтожаются.

путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку (контировку). После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы формируются в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4-х сантиметров. При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно: подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (например личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.