Коммуникации в управлении

Коммуникации (от латинского слова "делаю общим, связываю), т.е. процесс идентификации мыслей, чувств, состояний работников и результатов их труда в организации, передача информации (совокупность внешних свойств объекта информации). Коммуникативный процесс имеет две стороны: внешнюю, т.е. совокупность внешних физических процессов, с помощью которых отображается объект информации, и семантическую, т.е. смысл передаваемой информации. Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:

1. Формирование идеи, смысла информации

2. Отбор информации (обор средств передачи информации);

3. Кодирование и выбор канала передачи информации;

4. Передача информации;

5. Декодирование и осознание смысла осознание смысла осознание смысла информации.

Виды коммуникаций:

1. Внешние коммуникации: информационные каналы, информирующие о деятельности государства, других регулирующих агентств, потребителей, конкурентов, профессиональных ассоциации, общественных и иных организации.

2. Внутрифирменные коммуникации: нисходящую и восходящую коммуникации; горизонтальные коммуникации между различными отделами. Коммуникации между руководителем и подчиненными - (пояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов, вовлечение в принятие управленческих решении, обсуждение задач, оповещение о стратегии, изменении, обмен идеями, коммуникации между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации ( например, слухи).

Наиболее вероятные негативные качества системы коммуникаций организации.

1. Искажение сообщений: непреднамеренное искажение смысла передаваемого сообщения; сознательное искажение смысла сообщения (стремление формировать только положительную информацию с целью получения одобрения, избежать наказания, повысить безопасность членства в организации).

2. Информационные перегрузки (невозможно реагировать на всю информацию, необходимо подразделять информацию на нужную и ненужную, существенную и несущественную, достаточно субъективную и достаточно объективную).

3. Неудовлетворительная структура информации (сложность информации; наличие в информации многих трудно осознаваемых уровней, чрезмерно большое количество искажений).

Пути улучшения системы коммуникации в организации.

1. Стандартизация документации, последовательности сообщений.

2. Формирование четкого представления о потребностях информации начальника, себя, своих подчиненных.

3. Обсуждение планов, задач, путей их решения.

4. Совершенствование системы обратной связи (перемещение людей из одной организации в другую с целью обсуждения планов и намерений, опрос работников, в среде которых необходимо выявление уровня понимания целей их деятельности, задач узких мест, степени участия в принятии управленческих решений.

5. Совершенствование системы сбора информации с целью более полного охвата идей и преодоления тенденций их игнорирования на различных степенях управленческой иерархии.

6. Создание общедоступных каналов информационных сообщений в форме стенной печати, статей, бюллетеней, радио, телевидения, компьютерных сетей.

7. Внедрение более совершенных, информационных технологий (электронная почта, видеоконференции и другие). Рекомендации руководителю для улучшения коммуникаций: будьте восприимчивы к потенциальным семантическим аспектам общения; следите за языком собственных поз, жестов, интонацией. Излучайте эмпатию и открытость; добивайтесь установления обратной связи, организуйте сбор предложений.