РАСХОДЫ, ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ

расходы компании, фирмы по проведению официальных приемов, посещению культурных мероприятий и т.п.

расходы, связанные с коммерческой деятельностью предприятия на прием и обслуживание представителей других предприятий, включая иностранных, прибывших на переговоры с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

e) entertainment expenses (f) depenses de representation (d) Repr?sentationsaufwendungen Денежная сумма, заложенная в бюджете туристского предприятия, которая используется на представительские цели: т.е. организацию для своих деловых партнеров по мере необходимости званых обедов или ужинов, банкетов, посещений театров, экскурсий и других развлекательных мероприятий.

англ. expenses of representation) – расходы организации, связанные с коммерческой деятельностью, приемом и обслуживанием представителей других организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) организации и/или ревизионной комиссии. К П.р. относятся затраты, связ. с проведением офиц. приема (завтрака, обеда или др. аналогичного мероприятия) представителей (участников), их трансп.обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате орг-ции. Для целей налогообложения величина П.р. нормируется.

затраты предприятия (организации) по официальному приему и обслуживанию представителей других предприятий (организаций), прибывших для переговоров с целью установления или поддержания сотрудничества, а также лиц, прибывших на заседание Совета директоров (правления или иного руководящего органа) предприятия (организации) или его ревизионной комиссии. П.р. включают затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) указанных лиц, их транспортное обеспечение, посещение культурно-зрелищных мероприятий, буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятия культурной программы, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия (организации). Не относятся к представительским расходам расходы на организацию досуга, развлечений или отдыха. П.р. в течение налогового периода могут быть отнесены к затратам на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в размере, не превышающем 0,5% выручки от реализации товаров (работ, услуг) за этот налоговый период.

расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представитель ским расходам относятся:

— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц;

— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— буфетное обслуживание во время переговоров;

— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Представительские расходы в течение отчетного и (или) налогового периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда налогоплательщика за этот отчетный (налого вый) период (п. 2 ст. 264 НК).

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Документальное оформление и нормирование На сегодняшний день деятельность любой организации практически не обходится без официальных приемов. Особенно это касается организаций, имеющих высокую динамику развития. Проведение таких мероприятий влечет за собой определенные затраты, которые называются представительскими расходами. Рассмотрим порядок формирования документов по представительским расходам и нормирование этих расходов. Пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц: - представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества; - участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. При этом место проведения таких мероприятий не имеет значения. Также к представительским расходам относятся: - расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах; - транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Следует обратить внимание, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Для получения возможности учесть данные расходы как представительские в налоговом учете, необходимо оформить ряд документов. При этом формирование таких документов можно условно разделить на следующие этапы: - оформление общих документов; Этот этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Утверждается смета протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (статья 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", статья 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражаются: - перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы; - порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы; - порядок расходования подотчетных средств; - документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам; - нормы отдельных видов представительских расходов. Приведем пример оформления Приказа по организации о представительских расходах. - Оформление документов, связанных с конкретным мероприятием; В этом этапе оформляются документы, связанные с подготовкой к конкретному мероприятию. К ним относятся: - приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров); - приказ о направлении приглашения на встречу (этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации); - программа встреч, с указанием даты, места, сроков проведения, а также количества приглашенных лиц и участников. Кроме этих документов в бухгалтерию предоставляется утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. При этом составляется смета на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские цели. После утверждения такой сметы лицу, ответственному за проведение встречи, по расходному кассовому ордеру в подотчет выдаются денежные средства. Порядок контроля над расходованием и списанием средств также устанавливается приказом по организации. - оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств. На этом этапе, лицом, ответственным за проведение деловой встречи, оформляются документы, к которым относятся: - отчет о проведении мероприятия; - отчет о расходах по нему; - авансовый отчет ответственного лица с первичными документами. Рассмотрим пример оформления отчета о проведении деловой встречи. По каждому случаю приема делегации составляется акт по утвержденной руководителем форме. Этот документ должен содержать такой перечень, как дата, место и программа проведения деловой встречи, список участвующих лиц с обеих сторон, величину фактических расходов. К нему прилагаются копии первичных документов, которые сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, сдал с авансовым отчетом. Если для проведения деловой встречи привлечены сторонние организации (например, с предприятием общественного питания), то документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. При привлечении переводчиков, не состоящих в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами (письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 16 мая 2006 г. N 20-12/41851). Так как все расходы по проведенному мероприятию должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, то согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эти документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа; - дату составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи указанных лиц. При наличии полного пакета документов данные расходы учитываются при налогообложении. При этом стоит учесть, что представительские расходы относятся к нормируемым расходам и согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Также в отношении представительских расходов налогоплательщик имеет право на вычет "входного" налога на добавленную стоимость только в размере, соответствующем нормативу представительских расходов, установленному пунктом 2 статьи 264 НК РФ. Расходы на проведение приема Во время проведения официальных встреч принимающая сторона несет затраты на их организацию. Однако для того чтобы учесть данные расходы как представительские, организация обязана подтверждать официальный характер встречи соответствующими документами. Из положения пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) следует, что представительские расходы - это расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц: - представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества; - участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. Место проведения таких мероприятий не имеет значения. Под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций (участников, прибывших на заседание руководящего органа компании), а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах. А под обслуживанием, в свою очередь, подразумевается: - транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Так как в пункте 2 статьи 264 НК РФ речь идет только об официальном приеме, то расходы по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами, организованной сотрудником организации, который находится в командировке в городе проживания указанных партнеров, не признаются представительскими расходами (письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 16 мая 2006 г. N 20-12/41851). И, как сказано в письме Минфина Российской Федерации от 5 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/157, расходы на завтраки, обеды, ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств. Таким образом, из выше изложенного можно сделать вывод, что организация обязана подтверждать официальный характер встреч. Для этого необходимо предоставить внутренние организационно-распорядительные документы, к которым относятся: - приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; - смета представительских расходов; - первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций; - акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов. В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются: - цель представительских мероприятий и результаты их проведения; - дата и место проведения; - программа мероприятий; - состав приглашенной делегации; - участники принимающей стороны; - величина расходов на представительские цели. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и так далее, а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, то такие расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами (письма Минфина Российской Федерации от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807, письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115). Так как не все документы могут иметь унифицированные формы, то согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" эти документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа; - дату составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи указанных лиц. Место проведения официального приема не имеет значения, на что прямо указывает НК РФ, хотя в ряде случаев налоговые органы считают, что места, связанные с организацией развлечений и отдыха, не могут являться местом проведения деловых переговоров. И при этом арбитражный суд поддерживает налоговый орган, например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27 октября 2005 г. по делу N А56-3124/2005, где суд согласился с мнением налогового органа о неправомерности включения в состав представительских расходов платы за аренду дорожек для боулинга, так как такие расходы связаны с организацией развлечений. И это несмотря на то что, по материалам дела, оплата аренды боулинговых дорожек для организации была мерой вынужденной. Однако существует и противоположное мнение. В постановлении ФАС Московского округа от 12 сентября 2005 г., 5 сентября 2005 г. по делу N КА-А40/8426-05 судом рассматривалось дело о правомерности отнесения к данным расходам затрат на аренду ресторана для проведения официального приема делегации. Организация учла их как представительские расходы. Налоговый орган считает данные расходы относящимися к расходам на организацию развлечений и отдыха, которые, в соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ, не относятся к представительским. Однако суд занял сторону организации, указывая на то, что затраты по аренде ресторана для проведения официального приема являются представительскими расходами, которые подтверждены соответствующими первичными документами. В свою очередь, исходя из материалов дела, налоговым органом не было представлено доказательств того, что данные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха. В перечень издержек на официальный прием участников и их обслуживание вне зависимости от места проведения организация может включать: - завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие; - транспортное обслуживание по доставке представителей других компаний к месту проведения мероприятия и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплату услуг переводчиков. Аналогичное мнение высказано в письме ФНС Российской Федерации от 18 апреля 2007 г. N 04-1-02/306 "Об уплате налога на доходы физических лиц". Также затраты организации на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, израсходованной для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг, можно учесть в составе представительских расходов при документальном подтверждении указанных затрат (письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 6 октября 2006 г. N 20-12/89121.2). В отношении приобретения спиртных напитков при организации официального приема, Минфин Российской Федерации в письме от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136 разъясняет, что затраты на покупку продуктов питания для организации данного приема, в том числе спиртных напитков, можно учесть в составе представительских расходов. Однако, как сказано в письме Минфина Российской Федерации от 19 ноября 2004 г. N 03-03-01-04/2/30, сумма затрат на спиртные напитки должна быть ограничена обычаями делового оборота. При этом, согласно статье 5 Гражданского кодекса РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе. Суд в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 16 июля 2008 г. по делу N А56-15358/2007 также придерживается мнения, что затраты, связанные с приобретением алкогольной продукции, можно включать в состав представительских расходов, так как в НК РФ законодатель не детализировал перечень затрат, которые относятся к представительским расходам, и не указал на то, что к таким расходам не относится стоимость продуктов питания или напитков, в том числе спиртных. В целях налогообложения представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пункт 2 статьи 264 НК РФ). При этом такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (пункт 2 статьи 318 НК РФ). В налоговом учете представительские расходы являются нормируемыми. При расчете налога на прибыль эти расходы учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. При этом представительские расходы в части превышения предельного размера, установленного НК РФ, относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (пункт 42 статьи 270 НК РФ). В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Таким образом, согласно письму Минфина от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807, если отсутствует документальное подтверждение представительских расходов, то они не учитываются по налогу на прибыль, так как не соответствуют принципам признания расходов в соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (подпункт 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ). Относительно НДС, на основании пункта 7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по представительским затратам, включаемым в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций. Так как представительские расходы учитываются для налогообложения по нормативам, установленным пунктом 2 статьи 264 НК РФ, то суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем установленным нормам. Налоговые вычеты производятся организацией на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг) (пункт 1 статьи 172 НК РФ). Согласно пункту 4 статьи 168 НК РФ в расчетных и первичных учетных документах, а также в счетах-фактурах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой. С НДФЛ нужно сказать следующее. Так, объектом обложения НДФЛ в соответствии со статьей 209 НК РФ признается доход, полученный налогоплательщиком - физическим лицом. Представительские расходы не признаются выплатами в пользу физических лиц, так как являются расходами организации. Согласно статье 41 НК РФ они не могут быть экономической выгодой физического лица и, соответственно, его доходом, поэтому объекта налогообложения не возникает. К такому же выводу можно прийти на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ, в котором сказано, что освобождаются от обложения НДФЛ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Суммы представительских расходов, которые организация несет в пределах норм, относятся к компенсационным выплатам, поэтому не облагаются налогом. Транспортное обеспечение К перечню представительских расходов относятся расходы на транспортное обеспечение. Однако прежде чем произвести учет этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо предусмотреть порядок подтверждения затрат. В статье рассмотрим документооборот представительских расходов, перечень первичных документов, подтверждающих транспортные расходы, а также их бухгалтерский и налоговый учет. Понятие представительских расходов раскрыто в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ, согласно которому представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц: - представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества; - участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. При этом место проведения указанных мероприятий не имеет значения. Также к представительским расходам относятся: - расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных выше лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах; - транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Таким образом, из выше перечисленного следует, что расходы на транспортное обеспечение доставки указанных выше лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно признаются представительскими расходами. Однако для признания данного вида расходов представительскими, необходимо их соответствующее документальное подтверждение. Согласно письму Минфина Российской Федерации от 13 ноября 2007 г. N 03-03-06/1/807, и письму УФНС Российской Федерации по городу Москве от 12 апреля 2007 г. N 20-12/034115 документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности: 1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; 2) смета представительских расходов; 3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций; 4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов; 5) отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям), в котором указывается: - цель представительских мероприятий и результаты их проведения; - дата и место проведения; - программа мероприятий; - состав приглашенной делегации; - участники принимающей стороны; - величина расходов на представительские цели. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Следовательно, если расходы на транспортное обеспечение доставки участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно отмечены в отчете и подтверждены первичными документами, то их можно учесть при налогообложении. Причем в силу пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа; - дату составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи указанных лиц. Если транспортировка участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно осуществлялась специализированной сторонней организацией, то первичными документами будут являться: - договор; - двусторонний акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком; - счет на оплату транспортных услуг; - счет-фактура на сумму оказанных транспортных услуг; - путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги. Организация (принимающая сторона) также может воспользоваться услугами такси. Эти расходы могут быть включены в транспортные затраты при наличии заполненного бланка заказа и, желательно, чека ККТ. При использовании организацией собственного транспорта, документами, подтверждающими факт осуществления представительских расходов, будут являться: - путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии; - авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС. В бухгалтерском учете представительские расходы (транспортные расходы), в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 г. N 33н (далее - ПБУ 10/99), принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности. Принимая к учету транспортные расходы, бухгалтер организации отражает их по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" в корреспонденции с кредитом счетов 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Если организация занимается торговой деятельностью, то данные затраты могут отражаться на счете 44 "Расходы на продажу". Для признания расхода в бухгалтерском учете, согласно пункту 16 ПБУ 10/99, должны быть выполнены следующие условия: - расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота; - сумма расхода может быть определена; - имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. В случае не исполнения хотя бы одного из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность. Пунктом 18 ПБУ 10/99 установлено, что расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности). При этом датой признания представительских расходов является дата утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного в бухгалтерию фирмы сотрудником, ответственным за проведение встречи. Пример Организация "Н" провела в сентябре 2011 года деловые переговоры с представителями организации "С", в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма выставленного счета по транспортным услугам составила 2360 рублей, в том числе налог на добавленную стоимость (далее - НДС). Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета. Бухгалтер организации "Н" отразит в бухгалтерском учете следующее: Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - 2000 рублей - оказаны услуги по транспортному обслуживанию участников переговоров; Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - 360 рублей - учтен НДС по транспортным расходам; Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" - 360 рублей - принят к вычету НДС по транспортным услугам; Дебет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 51 "Расчетные счета" - 2360 рублей - оплачен счет за транспортное обслуживание. В целях налогообложения транспортные расходы (представительские расходы) согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (пункт 2 статьи 318 НК РФ). При расчете налога на прибыль транспортные расходы учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. В части превышения предельного размера, установленного НК РФ, эти расходы относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении (пункт 42 статьи 270 НК РФ). При этом учитываются транспортные расходы при расчете налога на прибыль только в том случае, если они документально подтверждены и экономически обоснованны (статья 252 НК РФ). В отношении НДС налогоплательщик имеет право на вычет "входного" НДС только в размере, соответствующем нормативу представительских расходов, установленному пунктом 2 статьи 264 НК РФ. При этом сумму "входного" НДС по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные статьями 171 и 172 НК РФ: - представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету; - на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС; - представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС. Не обоснованные расходы При проведении официальных приемов, зачастую организация несет расходы, не входящие в перечень Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ). В связи с этим, у организации возникают сложности с учетом данного вида расходов при налогообложении. Пункт 2 статьи 264 НК РФ помимо определения "представительских расходов" содержит и их перечень. Согласно этому пункту представительские расходы - это расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц: - представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества; - участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. Место проведения указанных мероприятий не имеет значения. В перечень представительских расходов входят: - расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах; - транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. При этом НК РФ четко установлено, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Таким образом, приведенный выше перечень расходов дает основание считать его закрытым, а все, что в нем не названо, к представительским расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, не относится. В частности, такой вывод подтверждается письмом Минфина Российской Федерации от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235 в котором рассматривается ситуация, когда организация произвела расходы на официальный прием и обслуживание делегации иностранной компании, в том числе ею были оплачены счета за проживание президента и других представителей иностранной компании в гостинице города Москвы. На вопрос, вправе ли организация учесть в составе представительских расходов для целей исчисления налога на прибыль расходы на оплату проживания участников иностранной делегации, Минфин Российской Федерации отвечает, что такие расходы не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен пунктом 2 статьи 264 НК РФ. Если организация кроме проживания оплачивает еще и проезд деловых партнеров, то согласно письму УФНС Российской Федерации по городу Москве от 14 июля 2006 г. N 28-11/62271, налоговым законодательством не предусмотрена возможность признания в качестве представительских расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль российской организации затрат на проживание в гостинице в случаях приезда деловых иностранных партнеров в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества. При этом стоимость авиационных и железнодорожных билетов, оплата проезда любым другим транспортом иностранных представителей (кроме транспортного обеспечения доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия), а также визовая поддержка для работников иностранной организации по пути следования из другого государства до границ Российской Федерации и непосредственно по территории Российской Федерации не учитываются для целей налогообложения российской организации и, в частности, не относятся к представительским расходам. Таким образом, суммы проезда и проживания лиц, приглашенных для переговоров, признаются доходом, полученным такими физическими лицами в натуральной форме, и подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Однако существует ряд судебных решений, в которых несколько иначе трактуется норма пункта 2 статьи 264 НК РФ. В частности, суд в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) по делу N А81-1259/2005 пришел к выводу, что понятие "обслуживание" в смысле пункта 2 статьи 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии с положениями статьи 11 НК РФ можно отнести, в том числе, и обеспечение жильем прибывшего из другого населенного пункта. Поэтому требования налогоплательщика о признании недействительным решения налогового органа в части отнесения на расходы при исчислении налога на прибыль представительских расходов, в том числе на проживание в гостинице представителей других организаций, были удовлетворены. К аналогичному выводу пришел суд в постановлении ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. по делу N А72-5629/05-6/435, N А72-5959/05-6/450. Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод, что у налогоплательщиков есть шанс доказать свое право на включение в состав представительских расходов сумм на оплату гостиничных услуг и билетов для приглашенных партнеров. Нередко организации, устраивая официальный прием, несут расходы по оформлению помещений для проведения встречи, вручают прибывшим гостям сувениры или подарки. Однако не всегда такие затраты налоговые органы считают обоснованными. Так, по мнению УФНС по городу Москве, высказанному в письме от 22 января 2004 г. N 26-08/4777, расходы на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения официального приема лиц, участвующих в переговорах, не являются экономически оправданными, в связи с чем, не учитываются для целей налогообложения прибыли. К такому же решению пришел суд в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. по делу N А29-1822/2005а. Суд указал, что хотя НК РФ и не содержит ограниченного перечня представительских расходов, но при разрешении вопроса об отнесении затрат к таковым, прежде всего следует исходить из их экономической оправданности. Поэтому если налогоплательщик не смог доказать, что затраты на приобретение цветов, использованных для украшения места проведения переговоров, обусловлены необходимостью соблюдения обычаев делового оборота, касающихся организации встреч деловых партнеров, то такие расходы считаются судом экономически не обоснованными. Прямо противоположное решение по аналогичным затратам принял ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 11 мая 2006 г. N Ф04-2610/2006(22165-А46-40) по делу N А-1700/05. Суд установил, что организация произвела расходы, связанные с приобретением цветов, шоколадных конфет, которые были отнесены к расходам по организации встреч представителей других предприятий. В подтверждение обоснованности указанных расходов организацией были представлены в материалы дела сметы, авансовые отчеты, чеки, акты на списание представительских расходов, содержащие сведения о предмете переговоров и приглашенных лицах, о дате и месте проведения переговоров, величине расходов. Возражений относительно представленных налогоплательщиком документов налоговым органом не изложено. Поэтому суд сделал вывод, что все необходимые условия для признания данных расходов представительскими выполнены, в связи с чем, кассационная инстанция поддерживает выводы суда относительно необоснованности доначисления налоговым органом налога на прибыль по указанному эпизоду. Что касается сувенирной продукции, согласно письму Минфина Российской Федерации от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136 расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации пунктом 2 статьи 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли. Аналогичные выводы со